Produktivität ist der Schlüssel - das klingt schon gut! Aber wie wäre es mit einer aktiveren Formulierung? Zum Beispiel: "Um Fortschritt zu erzielen, müssen wir produktiv sein. Dazu sollten wir uns zunächst klare Ziele setzen und unser Handeln danach ausrichten. Um maximal erfolgreich zu sein, sollten wir unsere Zeit und unser Geld sinnvoll einsetzen.
Um produktiv zu arbeiten, ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag entscheidend, welches je nach Job und Tätigkeitsfeld unterschiedlich sein kann. Bei Arbeitnehmern entspricht der Input in der Regel der Arbeitszeit oder dem Aufwand. Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern: Entweder erhöht man den Output bei gleichbleibendem Input oder reduziert den Input, ohne den Output zu verringern.
4 Methoden für mehr Produktivität
Mit diesen 4 Methoden verschaffst du dir mehr Produktivität:
1. Die Ivy Lee Methode
Als Produktivitäts-Experte hat Ivy Lee eine Methode erarbeitet, um mehr Wichtiges zu schaffen, anstatt Zeit zu vertrödeln.
Die Ivy Lee Methode kann man in fünf Grundschritte einteilen:
- Schreibe am Ende eines Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Werktag auf einer Liste nieder.
- Priorisiere diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. So hast du für den nächsten Tag schon einmal eine klare Übersicht, was alles ansteht.
- Arbeite am nächsten Tag so lange an der ersten Aufgabe, bis du sie abgeschlossen hast. Konzentriere dich nur auf diese eine Aufgabe und lasse die anderen Aufgaben erst einmal außer acht.
- Hast du eine Aufgabe erledigt, aktualisiere deine Liste: Gibt es neue Aufgaben, die dazukommen? Können Aufgaben gestrichen werden?
- Ist deine Liste überarbeitet, beginne mit der obersten Aufgabe auf deiner Liste und arbeite mit höchster Konzentration.
Arbeite bis zum Ende des Tages an diesem Ablauf. Sollte etwas nicht abgeschlossen werden können, hat dies für den nächsten Tag höchste Priorität. Jede neu hinzukommende Aufgabe wird an die bestehenden Aufgaben angehängt und vervollständigt die Liste für den nächsten Arbeitstag.
Führe diesen Ablauf bis zum Ende des Tages fort. Was dann noch nicht erledigt werden konnte, hat für den nächsten Tag die oberste Priorität. Alle weiteren, neu dazu gekommenen Aufgaben schließen an die Aufgaben an und vervollständigen die Liste für den nächsten Werktag.
2. Die Zwei Minuten-Regel
Um produktiver arbeiten zu können, ist Selbstmanagement ein wichtiger Aspekt. Die „2-Minuten-Regel“ gehört zu den Werkzeugen des Zeitmanagements und dient dazu, kleine, aber wichtige Aufgaben nicht ständig aufzuschieben. Diese Regel ist aufgrund ihrer Einfachheit und die sofortige Umsetzbarkeit sehr beliebt.
Alles, was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Es wird auch sofort erledigt, wenn die Aufgabe nicht die höchste Priorität hat. So hat man sie ganz einfach aus den Füßen und sie direkt abgehakt.
Natürlich eignen sich nicht alle Aufgaben für die Zwei-Minuten-Regel. Diese Methode ist besonders geeignet für Aufgaben, die relativ dringend sind und klein genug, um innerhalb von zwei Minuten erledigt zu werden. Allerdings sollte man die zwei Minuten nicht zu streng nehmen. Wenn eine Aufgabe mal drei oder vier Minuten dauert, ist das auch in Ordnung. Das Wichtigste ist, dass man die Aufgabe schnell erledigt und aus dem Kopf bekommt.
Die Morgenroutine Checkliste
Wie du in den Tag startest, bestimmt maßgeblich, wie erfolgreich du deinen Tag gestaltest. Sichere dir deshalb kostenfrei diese Morgenroutine und starte erfolgreich in den Tag!
3. Outsourcing
Outsourcing bedeutet, dass man bestimmte Aufgaben oder interne Abläufe an externe Dienstleister delegiert. Dabei wird eine Expertise genutzt, die im eigenen Unternehmen nicht vorhanden oder zu teuer ist. Man überlässt die Leistungserbringung einem externen Dienstleister, anstatt diese selbst zu erbringen.
Vorteile von Outsourcing:
- höhere Produktivität
- Kostenreduzierung
- Zeitersparnis
- Es müssen keine Mitarbeiter eingestellt werden
- geringeres Risiko
- Testen neuer Abläufe
- Qualitätsverbesserung
- mehr Zeit für Kernkompetenzen
Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleister mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig kommt es also dazu, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.
4. Die Getting-Things-Done-Methode
Die GTD-Methode ist ein Zeitmanagement- und Produktivitäts-System. Diese Methode hilft dir, deine Aufgaben effizienter und stressfreier zu erledigen.
Das Grundprinzip der GTD-Methode ist die schriftliche Organisation und Erfassung deiner Aufgaben, die du zu erledigen hast. Durch das Niederschreiben dieser, bist du auf der sicheren Seite nichts mehr zu vergessen und macht dir den Kopf für andere Dinge frei.
Die Getting-Things-Done Methode kann in fünf Schritte eingeteilt werden:
Sammeln
Alle Aufgaben und zukünftige Termine werden gesammelt. Hierfür stehen dir sogenannte Ordnungssysteme, wie Eingangskörbe zur Verfügung. Diese sind digital, aber auch analog abrufbar. Beim Allerersten Mal ist der erste Schritt sicherlich sehr aufwändig und kann auch eine längere Zeit beanspruchen. Hast du deine Eingangskörbe allerdings einmal sortiert, wirst du diesen meist in wenigen Minuten abhaken.
Verarbeiten
Gehe deinen zuvor erstellten Eingangskorb durch und sichte alle deine ToDos. Hier solltest du eine Einteilung vornehmen, ob du beispielsweise die Aufgabe selber übernehmen kannst oder nicht und in wie vielen Schritten du diese bearbeitest.
Organisieren
Alle ToDos, die du dir zugeordnet hast, sollten weiter bearbeitet werden. Trage deine Termine in den Kalender ein, lege Projekte auf eine Projektliste und erstelle eine Nächste Schritte Liste.
Durchsehen
Nachdem du dir eine gute Übersicht über all deine Aufgaben erarbeitet hast, ist es wichtig diese Übersicht regelmäßig zu überarbeiten und zu sichten. Deine Ordnung sollte zu jedem Zeitpunkt aktuell und nicht veraltet sein. So kannst du auch deine nächsten ToDos und Tage besser planen.
Erledigen
Um deine Priorisierung festzulegen und zu entscheiden, was du als nächstes erledigen möchtest, ist es wichtig folgende Kriterien zu berücksichtigen: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität. Sind diese vier Kriterien geklärt, ergibt es sich von alleine, welche Aufgabe du als nächstes von deiner Liste streichst.
